Как ограничить доступ к файлу excel для чтения
Перейти к содержимому

Как ограничить доступ к файлу excel для чтения

  • автор:

Ограничение изменений в файлах в Excel

Чтобы пользователи, просматривающие документ Word или таблицу Excel, случайно не удалили содержимое, вы можете установить ограничения на форматирование и редактирование.

Примечание: Чтобы пользователи наверняка не могли внести изменения в ваш документ или таблицу, вы можете сделать файл доступным только для чтения или защитить его паролем. Дополнительные сведения см. в статьях Ограничения на внесение изменений в файлы и Приглашение открыть файл только для чтения.

Ограничения на внесение изменений в Excel

На вкладке Рецензирование в группе Защита обратите внимание на следующие параметры защиты:

Параметры защиты книги

  • Команда «Защитить лист» Защитите лист и содержимое заблокированных ячеек.
  • Защита книги Защитите книгу для структуры и Windows.
  • Разрешить изменение диапазонов Определите, какие диапазоны можно изменить.

Для получения дополнительных параметров защиты щелкните Файл > Защитить книгу.

Защита и безопасность в Excel

Excel позволяет защитить вашу работу, чтобы запретить пользователю открывать книгу без пароля, предоставлять Read-Only доступ к книге или даже просто защищать лист, чтобы непреднамеренно не удалять формулы. В этом разделе мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.

Предупреждение:

  • Если вы забудете или потеряете свой пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.
  • Не следует думать, что книги или листы, защищенные паролем, являются безопасными. Всегда соблюдайте осторожность при распространении книг Excel, которые могут содержать важные персональные данные, такие как номера кредитных карт, номера социального страхования (SSN) или имена сотрудников.
  • Защита на уровне листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.

Ниже описаны различные варианты защиты данных в Excel.

  • На уровне файла: вы можете заблокировать файл Excel с помощью пароля, чтобы его было невозможно открыть или изменить. Здесь есть несколько вариантов:
    • Шифрование файлов. При выборе этого параметра необходимо указать пароль и заблокировать файл Excel. Это не позволит другим пользователям открыть файл. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.
    • Установка пароля для открытия или изменения файла. Вы указываете пароль для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, если необходимо предоставить доступ только для чтения или редактирования разным пользователям. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.
    • Пометить как окончательный. Используйте этот параметр, если вы хотите пометить файл Excel как окончательную версию и предотвратить дальнейшие изменения другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты в документе, книге или презентации.
    • Ограничение доступа. Если в вашей организации настроены разрешения с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), к документу можно применить любое из доступных разрешений IRM. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты в документе, книге или презентации.
    • Цифровая подпись. Вы можете добавить цифровые подписи в файл Excel. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

    Примечание: Для добавления цифровой подписи нужен действительный сертификат, выданный центром сертификации (ЦС).

    Какой уровень защиты нужно использовать?

    • Чтобы управлять доступом пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Предположим, что в файле Excel хранятся еженедельные отчеты участников группы. Вы не хотите, чтобы его смогли открывать сотрудники, которые не входят в вашу группу. Возможны два варианта:
      • Если вы не хотите, чтобы ваш файл открывалось другими пользователями: Вы можете зашифровать файл Excel, который является наиболее распространенным способом. В основном это означает, что вы заблокируете его с помощью пароля, и никто, кроме вас, не может открыть его.
      • Если вы хотите включить доступ только для чтения или редактирования для разных пользователей: Возможно, вы хотите, чтобы руководители в вашей команде могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но члены команды должны иметь доступ только для чтения. Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: один для открытия и другой для изменения. Позже вы сможете поделиться соответствующими паролями с командой в зависимости от того, каким доступом они должны быть предоставлены.

      Вы можете применять один или несколько уровней защиты в зависимости от потребностей вашей организации. Можно использовать все варианты или любое их сочетание — ваше решение зависит только от того, как вы хотите защитить данные в Excel. Например, можно зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту книги и листа, при этом используя в личной книге только защиту листа, чтобы случайно не удалить формулы.

      Дополнительные сведения

      Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

      Защита файла Excel

      Чтобы запретить другим пользователям доступ к данным в файле Excel, защитите его с помощью пароля.

      Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

      Примечание: В этой статье рассматривается только защита на уровне файлов, а не защита книги или листа. Чтобы узнать, чем защита файла Excel отличается от защиты книги или листа, прочтите статью Защита и безопасность в Excel.

      1. На вкладке Файл выберите пункт Сведения.
      2. Нажмите кнопку Защита книги и выберите пункт Зашифровать с использованием пароля.
      3. Введите пароль в поле Пароль и нажмите кнопку ОК.
      4. Еще раз введите пароль в поле Подтверждение и нажмите кнопку ОК.

      Предупреждение:

      • Корпорация Майкрософт не восстанавливает забытые пароли, поэтому используйте пароль, который легко запомнить.
      • Вы можете использовать пароль любой длины, состоящий из любых цифр, символов и букв с учетом регистра.
      • Не всегда безопасно защищать паролем файлы, которые содержат конфиденциальную информацию, например, номера кредитных карт.
      • Будьте осторожны при предоставлении доступа к файлам и паролям. Существует риск того, что пароли окажутся у пользователей, которые не должны их знать. Помните, что заблокировав файл с помощью пароля, вы не обеспечиваете его защиту от злоумышленников.

      Дополнительные сведения

      Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

      Предоставление доступа к книге Excel другим пользователям

      Предоставить доступ к книге другим пользователя можно прямо из Excel. Вы можете разрешить им редактировать книгу или только просматривать ее.

      Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

      1. Нажмите кнопку Поделиться.
      2. Выберите разрешения и нажмите кнопку Применить.
      3. Добавьте пользователей.
      4. При желании введите сообщение.
      5. Нажмите кнопку Отправить.

      Чтобы поделиться книгой, нужно выполнить всего три простых шага.

      Шаг 1. Отправка книги

      В веб-браузере сохраните существующую книгу или создайте новую в OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеке SharePoint Online.

      Шаг 2. Предоставление общего доступа

      1. Щелкните имя отправленного файла, чтобы открыть его. Книга откроется на новой вкладке веб-браузера.
      2. Нажмите кнопку Изменить в Excel. Если она не отображается, нажмите Изменить в браузере, а после перезагрузки страницы — Изменить в Excel.
      3. Нажмите кнопку Открыть Microsoft Excel.
      4. Когда файл откроется в Excel, может отобразиться желтая панель с сообщением о том, что используется режим защищенного просмотра. В таком случае нажмите кнопку Разрешить редактирование.
      5. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.
      6. Щелкните Пригласить Люди. Затем введите адреса электронной почты и разделите каждый из них точкой с запятой. Также убедитесь, что выберите Можно редактировать. Когда все будет готово, нажмите кнопку Поделиться.

      Совет: Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу экрана, а затем выберите элементы Копировать ссылку > Просмотр и редактирование.

      Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл

      Если вы нажали кнопку Поделиться, пользователи получат сообщение с предложением открыть файл. Они могут щелкнуть ссылку, чтобы открыть книгу. Откроется веб-браузер, и книга откроется в формате Excel в Интернете. Пользователи смогут приступить к редактированию в браузере, выбрав Редактировать книгу > Изменить в браузере. Если они захотят открыть ее в приложении Excel, они смогут выбрать Редактировать книгу > Изменить в Excel.

      Совет: Если они используют последнюю версию Excel 2016 для подписчиков Microsoft 365, они могут открыть файл непосредственно в приложении Excel. Они могут щелкнуть Файл > Открыть. > Общий, а затем выбрать файл, который был предоставлен другим пользователем.

      Книгу могут одновременно изменять несколько пользователей. Это называется совместным редактированием. Однако для использования такой возможности нужна версия Excel, поддерживающая совместное редактирование. В настоящее время Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel 2016 для Microsoft 365 подписчиков являются версиями, которые в настоящее время поддерживают совместное редактирование. Если у них нет поддерживаемой версии, можно щелкнуть Изменить книгу > Изменить в браузере , чтобы изменить файл в Excel в Интернете.

      Дополнительные сведения

      Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *